Sistemi di Gestione Integrati (IMS)

7 minuti22/11/2023

In seguito all'introduzione del primo standard di sistema di gestione ISO 9001 nel 1987, il campo dei sistemi di gestione ha subito un'evoluzione significativa. Inizialmente focalizzato sulla gestione della qualità, dell'ambiente e della salute e sicurezza sul lavoro fino ai primi anni 2000, il panorama è cambiato nel 2005 con l'inclusione di molti nuovi sistemi. Allo stesso tempo, la gamma delle aspettative di gestione si è costantemente ampliata, richiedendo la conformità da parte di organizzazioni di tutte le dimensioni e al di là dei confini geografici.

In risposta alle sfide crescenti degli ultimi tempi, le organizzazioni stanno sempre più implementando un'ampia gamma di sistemi di gestione che vanno oltre le norme ISO 9001, 14001, 45001 e 50001, ovvero  tradizionali quattro principali sistemi di gestione HSEQ. Con l'aumento del numero di sistemi di gestione, la gestione dei loro requisiti separatamente o in parallelo diventa sempre più impegnativa. La crescente complessità dei loro requisiti rende impraticabile la gestione individuale. La gestione di più sistemi in modo isolato porta a duplicare gli sforzi di documentazione, ad aumentare il rischio normativo e a diminuire il coinvolgimento dei dipendentie degli stakeholder. Questa inefficienza sottolinea la necessità di un approccio diverso, un approccio integrato che possa affrontare efficacemente l'ampia gamma di requisiti.

Struttura armonizzata: la base dell'integrazione

Con l'aumento del numero e della complessità dei sistemi di gestione, adottare un approccio integrato è diventato non solo essenziale, ma anche più pratico che mai. Tutti i sistemi di gestione a norma ISO sviluppati o rivisti dal 2012 seguono la Struttura Armonizzata (HS), precedentemente nota come Struttura di Alto Livello (HLS). Questa struttura comprende requisiti di base che si applicano a tutti i sistemi di gestione, oltre a definizioni concettuali chiave. Questi requisiti includono aspetti come il contesto organizzativo, la leadership, la valutazione dei rischi e delle opportunità, la definizione degli obiettivi, l'allocazione delle risorse, la competenza, la comunicazione, la documentazione, il controllo operativo, il monitoraggio, la misurazione, l'analisi e la valutazione, gli audit interni, la revisione della gestione e il miglioramento continuo. L'HS organizza questi requisiti nei capitoli 4-10, seguendo il ciclo Plan-Do-Check-Act. Di conseguenza, gli standard ISO per i sistemi di gestione hanno ora un testo e una struttura di base coerenti.

Ogni standard ISO perfeziona ulteriormente questa struttura per affrontare aree tematiche specifiche. Vengono aggiunti requisiti specifici, spesso evidenziati da nuovi (sotto)capitoli, che forniscono chiarezza e attenzione per ogni sistema di gestione all'interno degli standard ISO pertinenti:

• I sistemi di gestione della qualità (o QMS) includono requisiti aggiuntivi volti a raggiungere la soddisfazione del cliente e a fornire prodotti e servizi.
  Scopri di più sui requisiti del sistema di gestione della qualità nel nostro whitepaper gratuito sulla ISO 9001.

• I sistemi di gestione ambientale (EMS) e i sistemi di gestione energetica (EnMS) includono ulteriori requisiti per identificare gli aspetti ambientali e migliorare le prestazioni energetiche.
  Scopri di più sui requisiti del sistema di gestione ambientale ed energetico nel nostro whitepaper gratuito sulla ISO 14001 e ISO 50001.

• I sistemi di gestione della salute e della sicurezza sul lavoro (OHS) includono requisiti aggiuntivi come l'identificazione dei pericoli e la valutazione dei rischi e delle opportunità per garantire la sicurezza e il benessere dei dipendenti sul posto di lavoro.
  Scopri di più sui requisiti del sistema di gestione OH&S nel nostro whitepaper gratuito sulla ISO 45001.

Una questione di necessità

La struttura armonizzata evidenzia le significative somiglianze tra i requisiti dei diversi sistemi di gestione. Senza una regolamentazione integrata, strutture, processi, responsabilità e documentazione paralleli portano inevitabilmente a ridondanze e a una duplicazione inefficiente del lavoro. Un approccio integrato è quindi essenziale per sfruttare appieno il notevole potenziale di sinergia tra i sistemi di gestione e per ottimizzarne l'uso.

Definizione: Sistemi di Gestione Integrati

Un Sistema di Gestione Integrato (o IMS da Integrated Management System) facilita l'armonizzazione dei requisiti di più sistemi, ottenuta attraverso regolamenti trasversali coordinati all'interno di un framework completo. Questa integrazione consente un approccio coerente alla gestione che promuove l'efficienza e l'efficacia in più ambiti.

Come identificare il potenziale di integrazione passo dopo passo

Sebbene i sistemi di gestione standardizzati ISO offrano requisiti e strutture uniformi per facilitare l'integrazione dei sistemi, sia la Struttura Armonizzata (SA) che i singoli standard ISO mancano di una guida esplicita su come integrare questi requisiti in modo efficace.

Per valutare il potenziale di integrazione dei requisiti nei suoi sistemi di gestione attuali o futuri, è consigliabile iniziare con una mappatura dei requisiti. Questa mappatura consente di classificare i requisiti normativi in base al loro potenziale di integrazione, che determina il livello di integrazione. Le sezioni seguenti forniscono una guida completa per questi passaggi, accompagnata da esempi concreti di integrazione dei quattro principali sistemi HSEQ.

Fase 1: Mappatura dei requisiti

Un approccio essenziale per scoprire le opportunità di integrazione tra i requisiti normativi di diversi sistemi di gestione è l'utilizzo di matrici di confronto o tabelle di equivalenza. Queste matrici sono strutturate in base ai capitoli normativi 4-10 e facilitano un confronto completo dei requisiti dei sistemi di gestione da integrare.

Il processo di mappatura rivela sia le somiglianze sia le differenze nei requisiti di struttura e contenuto dei sistemi. Queste intuizioni consentono di identificare i potenziali di integrazione all'interno di questi requisiti. Allo stesso tempo, la mappatura favorisce una comprensione più profonda della struttura e del contenuto dei requisiti e degli standard del sistema di gestione da unificare in un IMS. Inizialmente, la mappatura può essere eseguita a livello di capitolo, seguita da una mappatura più dettagliata a livello di requisiti all'interno dei capitoli.

Fase 2: Classificare i requisiti standard

L'esercizio di mappatura della fase 1 consente di identificare le somiglianze e le differenze nella struttura e nel contenuto dei requisiti, il che facilita la successiva categorizzazione dei requisiti standard. Questo processo di categorizzazione svolge un ruolo critico nella sistematizzazione dei requisiti complessi, nell'identificazione di schemi e relazioni e nell'acquisizione di informazioni preziose per informare le decisioni di integrazione.

Potenziale di integrazione

Il potenziale di integrazione si riferisce alla possibilità di implementare regolamenti interfunzionali coordinati per i requisiti di diversi sistemi di gestione. Esso è influenzato da diversi fattori, tra cui l'allineamento dei requisiti normativi. Il potenziale di integrazione può essere classificato come alto, medio, basso o inesistente.

Fase 3: Determinare il livello di integrazione

Dopo aver identificato il potenziale di integrazione, il passo successivo è determinare il livello di integrazione. Il livello di integrazione riflette la misura in cui un'organizzazione coordina in modo olistico i processi, le risorse e la documentazione per soddisfare i requisiti di più sistemi di gestione.

In generale, vi sono tre livelli di integrazione:

1. Integrazione completa: questo è il caso in cui un requisito del sistema di gestione è regolamentato per tutti i sistemi di gestione inclusi nell'IMS. Il livello di integrazione è molto alto.
   Esempio: una politica integrata di protezione della qualità, dell'ambiente, dell'energia e della salute sul lavoro
2. Integrazione parziale: a questo livello, un requisito del sistema di gestione è regolamentato solo per alcuni sistemi di gestione selezionati all'interno dell'IMS. Il livello di integrazione è medio.
   Esempio: una politica integrata per l'ambiente, l'energia e la salute e sicurezza sul lavoro, insieme a una politica separata per la qualità.
3. Integrazione additiva: questo livello si verifica quando un requisito del sistema di gestione è regolato separatamente per ogni sistema o solo per uno specifico sistema di gestione, anziché essere applicato a tutti i sistemi. La normativa corrispondente viene aggiunta all'IMS, determinando un basso livello di integrazione.
   Esempio: politiche separate per la qualità, l'ambiente, l'energia e la sicurezza sul lavoro. Altri esempi sono le normative ambientali del sistema di gestione ambientale e le normative sull'identificazione dei pericoli e la valutazione dei rischi e delle opportunità del sistema di gestione della salute e della sicurezza sul lavoro.

Integrazione dei regolamenti IMS

Dopo aver determinato il livello di integrazione, è necessario sviluppare regolamenti per i rispettivi requisiti di sistema. Se si desidera un'integrazione completa, è necessario sviluppare regolamenti trasversali per tutti i sistemi di gestione. In caso di integrazione parziale, questi regolamenti si applicano solo a sistemi di gestione selezionati. Se un requisito di sistema non è integrato nell'IMS, si può creare un regolamento separato specifico per quel sistema, per soddisfare i suoi requisiti specifici.

In genere, esistono due opzioni per strutturare i regolamenti di un IMS:

• Struttura basata sugli standard: questa forma di strutturazione si allinea alla struttura dell'HS (Harmonized Structure) e alla matrice di corrispondenze sviluppata.
• Struttura basata sui processi: questa forma di struttura allinea l'IMS con la mappa dei processi esistenti nell'organizzazione, assicurando che i regolamenti necessari siano assegnati ai processi di gestione, di base e di supporto.

Indipendentemente dalla struttura scelta per l'IMS, è fondamentale avere un repository centrale in cui convergano tutte le informazioni e le normative relative all'IMS. Questo include non solo le linee guida e la documentazione interna, ma anche documenti esterni o link a registri o soluzioni software. Questa posizione deve essere facilmente accessibile a tutti i dipendenti che lavorano con l'IMS e deve avere una struttura chiara, una navigazione facile e una buona visualizzazione grafica. Le soluzioni software sono utili a questo proposito.

Outlook: vantaggi di un sistema di gestione integrato

Implementando un IMS, le organizzazioni ottengono una visione completa di tutti i requisiti rilevanti, sbloccando le opportunità di realizzare sinergie ed evitare ridondanze. Questo approccio olistico facilita l'identificazione e la mitigazione delle contraddizioni e minimizza i punti di attrito nelle interfacce dei processi.

Un IMS svolge un ruolo fondamentale nell'identificare i conflitti di obiettivi e le potenziali sinergie tra i requisiti dei sistemi sottostanti. Esso consente la regolazione collettiva di questi obiettivi, come la soddisfazione del cliente, le performances ambientali e l'efficienza energetica, attraverso la definizione delle priorità. Ciò promuove la collaborazione interfunzionale e aumenta la trasparenza delle normative esistenti. L'implementazione di un IMS elimina le duplicazioni di lavoro inefficienti e demotivanti o le disposizioni contrastanti, con un conseguente uso più efficiente delle risorse in termini di tempo e di costi di gestione dei sistemi.