I KPI della sicurezza che contano davvero

10 minuti07/02/2022

Stai cercando di apportare miglioramenti continui alla salute e alla sicurezza della tua azienda? In tal caso, è importante capire dove ti trovi attualmente, definire i tuoi obiettivi e identificare i potenziali miglioramenti. Gli indicatori chiave di prestazione (KPI, Key Performance Indicators) svolgono un ruolo importante in questo processo, poiché consentono di fare confronti e inserirli nel contesto delle misure che hai messo in atto. Questo a sua volta ti consente di individuare i punti deboli nei processi di sicurezza sul lavoro esistenti nella tua azienda e anche di comunicare i tuoi successi. Nel presente articolo, illustreremo i KPI più comunemente utilizzati e discuteremo gli aspetti che dovresti considerare nel selezionare le metriche rilevanti per la tua azienda.

Indicatori reattivi o proattivi?

Nel campo della salute e della sicurezza, gli indicatori chiave di prestazione sono spesso indicati anche come indicatori di prestazione della sicurezza (SPI, Safety Performance Indicators). Qualunque sia il termine scelto, tali indicatori possono essere suddivisi in due categorie: indicatori lagging (tardivi, reattivi) e indicatori leading (anticipatori, proattivi). Analogamente al processo di selezione dei metodi e delle priorità adeguati per le attività di sicurezza sul lavoro, è importante trovare un sano equilibrio tra gli indicatori leading e lagging al momento della selezione dei KPI.

Gli indicatori lagging sono adatti per esaminare l'attuale livello di sicurezza sul lavoro in modo retrospettivo,confrontandolo con quello di altre aziende. Tali indicatori si basano sui dati raccolti in merito a incidenti ed esiti di sicurezza, eventi che si sono verificati e non possono essere annullati. Sono descritti come "in ritardo" perché si concentrano su eventi passati. Gli indicatori lagging non forniscono, però, alcun indizio su come poter apportare miglioramenti. Vale quindi la pena includere gli indicatori leading, poiché questi indicatori proattivi forniscono una prospettiva futura. A volte sono indicati anche come "indicatori preventivi" perché, a differenza degli indicatori lagging, non si concentrano su eventi passati e si focalizzano piuttosto su misure che possono essere implementate o su condizioni esistenti che possono essere modificate nel tentativo di prevenire futuri incidenti di sicurezza.

Definire e tenere traccia dei KPI

Quando si tratta di selezionare gli indicatori lagging e leading, non esiste alcuna soluzione globale che funzioni per ogni azienda. Per prendere una decisione sugli indicatori, è fondamentale osservare la situazione della tua azienda, i problemi che affronti e gli obiettivi che ti sei prefissato. Come sempre, è importante garantire comparabilità, continuità e trasparenza. A tale scopo, e affinché i tuoi indicatori forniscano effettivamente informazioni significative, è essenziale che gli obiettivi prefissati soddisfino i criteri SMART:

• Specific (specifico)
• Measurable (misurabile)
• Attractive/agreed (attraente/concordato)
• Realistic (realistico)
• Timely (tempestivo)

Oltre ai tuoi obiettivi e problemi specifici, assicurati di prendere in considerazione la tua attuale cultura della sicurezza. Gran parte degli SPI si basa sulle segnalazioni dei dipendenti; ciò significa che devi fornire informazioni chiare al tuo personale circa lo scopo e l'utilizzo degli indicatori in modo che i dipendenti li adottino nel loro lavoro quotidiano. È inoltre fondamentale disporre di un sistema semplice e comprensibile che consenta di inviare segnalazioni e tenere traccia degli eventi. Dovresti quindi utilizzare solo indicatori che sei sicuro di poter supportare con una quantità sufficiente di dati significativi.

I KPI più diffusi per la SSL

Nell'ambito del nostro Safety Management Trend Report, abbiamo esaminato quali KPI sono più comunemente utilizzati dalle aziende a livello europeo. I risultati del sondaggio su 629 specialisti della sicurezza provenienti da tutta Europa sono i seguenti:

Diamo un'occhiata più dettagliata alle cinque aree e ai modi per stabilire gli indicatori:

Infortuni e incidenti segnalati: tasso di infortuni

È essenziale che tutti gli infortuni sul lavoro siano registrati e documentati nel registro di pronto soccorso. In Germania, se un infortunio provoca un'assenza di oltre tre giorni o il decesso, è considerato un "infortunio denunciabile", il che significa che il datore di lavoro è obbligato a segnalare l'infortunio alla compagnia assicurativa con cui è stata stipulata una polizza contro gli infortuni sul lavoro. Di conseguenza, tutte le aziende dovrebbero raccogliere i dati necessari relativi alla gravità e alla frequenza degli infortuni. Questi dati, se considerati in relazione al conteggio dei dipendenti presenti o alle ore lavorate, consentono di trarre conclusioni sulla qualità del proprio sistema di sicurezza sul lavoro. Tale relazione è illustrata dal tasso di infortuni, che è calcolato in diversi modi in tutto il mondo.

Il LTIFR (Lost Time Injury Frequency Rate, tasso di frequenza degli infortuni con assenza dal lavoro) è ampiamente accettato come standard internazionale.

• LTIFR: infortuni con assenza dal lavoro / ore di lavoro x 2.000 (anziché utilizzare un fattore di 2.000, si potrebbe anche usare 1.000 o 1.000.000 a seconda delle dimensioni dell'azienda)

In alcuni paesi europei, altri tassi di infortuni comunemente utilizzati si concentrano sugli infortuni denunciabili secondo le normative locali. In Germania, ad esempio, il LTIFR è integrato da due formule aggiuntive: infortuni per mille dipendenti e tasso di infortuni sul lavoro.

• Infortuni per mille dipendenti: (infortuni denunciabili ÷ conteggio dei presenti) x 1.000
• Tasso di infortuni sul lavoro: (infortuni denunciabili ÷ ore lavorate) x 1.000

Giorni senza infortuni

Come il tasso di infortuni, il numero di giorni senza infortuni è un altro KPI reattivo utilizzato nella gestione degli incidenti. La definizione sta nel nome: misura il numero di giorni in cui non si è verificato alcun infortunio sul lavoro. Come mostra il Safety Management Trend Report, monitorare questo indicatore e celebrarne i successi è una pratica comune. Tuttavia, ci si dovrebbe avvicinare a questo KPI con cautela, poiché può creare false strutture di incentivazione. Il fatto che questo numero sembra partire da zero non significa necessariamente che non si siano verificati infortuni. Al contrario, è possibile che i dipendenti abbiano semplicemente scelto di non segnalare gli infortuni nel tentativo (errato) di contribuire alla sicurezza sul lavoro.

Near miss

I near miss (o quasi incidenti) sono di solito incidenti in cui nessuno rimane ferito, ma che avrebbero potuto provocare lesioni se le circostanze fossero state leggermente diverse.

Ancora una volta, non è consigliabile concentrarsi semplicemente sul raggiungimento di "zero" near miss. È più importante avere una visione più sfaccettata dei risultati. Invece di indicare un luogo di lavoro pericoloso, un numero elevato di near miss potrebbe infatti indicare una cultura del fallimento aperta ed efficiente, in cui i dipendenti segnalano liberamente e apertamente i quasi incidenti. In qualità di responsabile della sicurezza, fai affidamento sui dipendenti che segnalano i near miss, poiché solo così puoi identificare i rischi e intraprendere le azioni appropriate. Se i dipendenti non segnalano un quasi incidente, un evento ripetuto potrebbe causare un vero infortunio. Ciò è supportato dalla piramide della sicurezza di Heinrich, secondo cui 300 situazioni pericolose si tradurranno in 29 infortuni con lesioni lievi e 1 infortunio grave o mortale. La piramide di Heinrich illustra anche che concentrarsi sul raggiungimento di "zero" near miss non è realistico, data la loro frequenza relativa.

Invece di ridurre il numero di quasi incidenti, un approccio più sensato sarebbe quello di esaminare il rapporto tra near miss e infortuni. Quanto questo si avvicina alla piramide della sicurezza? Quali conclusioni ne puoi trarre? Dipendenti e responsabili potrebbero non preoccuparsi di registrare ogni incidente minore nel registro del pronto soccorso, e lo stesso vale per i near miss. Pertanto, potrebbe essere ragionevole puntare a raggiungere un rapporto tra i near miss segnalati e gli infortuni come delineato nella piramide della sicurezza. L'aumento di questo numero è un buon indicatore di miglioramenti nella tua cultura della sicurezza.

Risultati di audit e ispezioni

Un buon sistema di struttura e classificazione garantisce che tutte le fasi degli audit interni ed esterni generino KPI in grado di supportare il lavoro di miglioramento dei processi, dalla pianificazione e l'attuazione delle misure all'identificazione e l'eliminazione dei casi di non conformità. Esempi di questi KPI includono:

• Rapporto tra audit condotti e audit pianificati: questo indicatore è un confronto tra la situazione auspicata e quella reale e mostra l'efficacia di implementazione degli audit in relazione al raggiungimento degli obiettivi di un'azienda. Un audit è ritenuto efficace quando il rapporto target è raggiunto in modo affidabile entro le tolleranze desiderate.
• Rapporto tra non conformità e misure correttive: lo scopo di questo KPI è fornire informazioni sulla qualità della cultura del fallimento di un'azienda. Se le non conformità non danno luogo ad alcuna (o sufficiente) misura correttiva, le stesse non conformità potrebbero ripresentarsi.
• Rapporto tra raccomandazioni e misure preventive: questo KPI fornisce un'indicazione su come un'azienda gestisce le raccomandazioni formulate in sede di audit. Se le raccomandazioni non sono implementate o documentate, ciò può comportare non conformità in futuro. Il CIP (Continuous Improvement Process, processo di miglioramento continuo) dell'azienda può anche aiutare a focalizzare l'attenzione sulle misure preventive.
• Numero di scadenze superate per l'implementazione delle misure (relative o assolute): gli audit di solito producono raccomandazioni o identificano non conformità. Tutti i casi di non conformità devono essere risolti prima dell'ispezione di follow-up o dell'audit successivo. Le scadenze superate fanno luce sull'approccio di un'azienda alla sua cultura del fallimento.
• Numero di anomalie negli audit di certificazione/dei clienti relativamente alla gestione degli audit: il numero di anomalie, preso da solo, non dà alcuna indicazione sul funzionamento di un sistema di gestione. Al contrario, è possibile trarre conclusioni su come si è sviluppata un'azienda negli ultimi anni (potenzialmente anche grazie al CIP) solo confrontando i dati in modo retrospettivo.

Il sistema CAPA (azione correttiva e azione preventiva)

Il sistema CAPA (Corrective Action and Preventive Action, azione correttiva e azione preventiva) indaga su discrepanze, non conformità ed errori, implementa azionicorrettive e quindi intraprende azioni preventive. A differenza di altri standard di gestione della qualità come la norma ISO 9001, il sistema CAPA (come la ISO 13485) è un processo di miglioramento continuo; tuttavia, invece di servire a migliorare un prodotto, mira a eliminare i casi di non conformità con i requisiti stabiliti dalle normative e dalle norme tecniche applicabili.

Indicatori della BBS

La BBS (Behavior-Based Safety, sicurezza basata sul comportamento) è un approccio attivo piuttosto che reattivo e consente di implementare e coltivare la salute e la sicurezza sul lavoro moderne e contemporanee. Il Safety Management Trend Report mostra che un numero crescente di aziende sta adottando questo approccio nel cercare di promuovere comportamenti più sicuri e, in definitiva, un luogo di lavoro più sicuro in generale.

La BBS si basa sull'integrazione di tutti i dipendenti (in un determinato team) e sull'osservazione costante di comportamenti sicuri, adottando un sistema in cui tutti "osservano" tutti oppure incoraggiando i singoli dipendenti a riportare le proprie osservazioni. Tale approccio esamina i comportamenti di sicurezza nei luoghi di lavoro e può produrre feedback costruttivi. La BBS di solito genera grandi volumi di dati: una raccolta di valore per KPI e analisi, ma anche un buon motivo per esaminare quali dati è effettivamente necessario monitorare e analizzare regolarmente.

I KPI che si dovrebbero utilizzare nei programmi della BBS:

• il numero di osservazioni rispetto al totale di tutte le possibili osservazioni;
• il numero di osservazioni di comportamenti sicuri rispetto al numero totale delle osservazioni;
• il numero di risposte alle osservazioni rispetto al totale di tutte le possibili osservazioni, o il numero di misure implementate dai responsabili;
• il numero di dipendenti che sono stati formati sulla BBS;
• il numero di comportamenti relativi alla sicurezza che sono stati definiti.

Data la grande mole di dati che i programmi della BBS possono generare, le soluzioni software basate su cloud offrono un grande vantaggio. Ti consentono di archiviare quantità illimitate di dati nonché di strutturare queste informazioni. Una dashboard rende accessibili le informazioni chiave sotto forma di KPI e quindi evidenzia anche il successo del tuo sistema di sicurezza. È necessario convincere i dipendenti dei vantaggi di questi KPI, ottenendo la loro approvazione e il loro consenso, altrimenti i dati dovranno essere resi anonimi. In ogni caso, occorre assicurarsi che il trattamento dei dati sia trasparente e garantire la sicurezza dei dati.

Prospettive future

Vi è una chiara tendenza verso la salute e la sicurezza sul lavoro proattive. Gli approcci moderni come la Behavior-Based Safety e la Safety II sono ottimi complementi alla salute e alla sicurezza tradizionali e consentono di agire tempestivamente e preventivamente, anziché reagire dopo che si sono verificati problemi: questo rappresenta un notevole vantaggio.

Anche la sicurezza proattiva sta contribuendo alla sviluppo dei KPI proattivi (leading), che rappresentano un'utile aggiunta agli indicatori lagging esistenti. Sebbene esistano vari tipi di KPI, dovresti assicurarti di poter confrontare e mostrare le differenze tra i KPI scelti il più facilmente possibile. La capacità di affiancare KPI tradizionali e moderni aiuta a valutare l'impatto della teoria sulla pratica e a identificare quali misure stanno davvero offrendo un contributo significativo per rendere più sicuro l'ambiente di lavoro nella tua azienda.